Automatización del flujo de facturación para Samsung Colombia

Gestión automática de facturación para Samsung Colombia: extracción, asignación y consolidación sin intervención manual

Es un proyecto que realicé para Samsung. Cuando entré a hacer mi práctica profesional, mi principal trabajo era consolidar la información de facturación en un Excel: llegaban las facturas a un correo con su respectivo XML y PDF, tenía que poner manualmente la info del PDF en el Excel, luego asociar el área responsable y enviarla factura por factura. Un trabajo en extremo manual para una empresa de tecnología como Samsung… algo absurdo, no estamos en los 2000.

En la primera semana dije “esta vaina no puede ni debe ser así”, entonces pensé “puedo automatizar ciertas partes con Excel”, así que me inventé una macro con Visual Basic y automatiz é ese proceso un poco: ya no tenía que enviar factura por factura, sino que la macro creaba facturas por carpeta y área. A la siguiente semana dije “no paila, esto no es viable, esta vaina está mal, se puede automatizar aún más”, y decidí hacerlo por mi cuenta.

Creé una herramienta que maneja todo el flujo de facturación desde la recepción hasta la consolidación. El flujo es así: la factura de la DIAN llega a un correo, la herramienta se conecta automáticamente, extrae el XML y el PDF, consolida la info del XML y busca en la base de datos a quién puede corresponder según facturas anteriores, luego envía esa factura al área encargada. Además, envía notificaciones y recordatorios para que devuelvan la factura con los documentos y evidencias necesarias. Cuando la persona que consolida la info finaliza su proceso y reenvía el correo con las evidencias y el comentario “consolidado exitoso”, la herramienta lo lee y marca en la base de datos la factura como consolidada.